Dopo quasi due anni di pandemia e di lavoro da casa, molti dipendenti dicono di non essere disposti a tornare negli uffici aziendali a tempo pieno. Portando le aziende così a cercare soluzioni ottimali per un lavoro di tipo ibrido (link articolo). Come gestire quindi in maniera ottimale i momenti tipici di condivisione come le riunioni?
Proprio come un concerto vissuto di persona colpisce i fan in modo diverso rispetto a uno visto in TV, un meeting ibrido sul posto di lavoro oggi può essere meno coinvolgente o produttivo per i partecipanti rispetto a uno condotto interamente di persona. Le riunioni ibride non favoriscano un grande processo decisionale, almeno non senza un attento lavoro preliminare e di follow-up.
Entro il 2024, le riunioni di persona scenderanno dal 60% al 25% delle riunioni aziendali, spinte dal lavoro remoto e dai cambiamenti demografici della forza lavoro. Questo racconta la ricerca Gartner. Ed è per questo che le aziende e i loro dipendenti devono essere a loro agio con le situazioni ibride, cioè ugualmente efficaci in tutte le riunioni, sia in remoto che in ufficio.
Progettare spazi e processi di riunione in remoto e in ufficio investendo nella formazione, audio e video di qualità superiore, esperienze migliori, e aspettandosi che i dipendenti portino un dispositivo personale.
Il Wall Street Journal ha riportato che grandi organizzazioni come Adobe, Apple, Salesforce e Allstate, tra le altre, intendono fare del lavoro ibrido una pratica a lungo termine. Questo mette ancora più in evidenza l’importanza di fare bene le riunioni ibride.
Come devono essere quindi pianificate le riunioni ibride in modo da essere più produttive?
Nel luogo di lavoro ibrido di oggi, con lavoratori in diversi fusi orari e solo alcuni in sede, il processo decisionale spesso non riesce a tenere in considerazione con lo stesso peso chi non è presente in sede. Ma in molte, se non nella maggior parte delle organizzazioni, coinvolgere i lavoratori fuori sede è fondamentalmente per avere successo. Le decisioni aziendali sono spesso prese per telefono o in diversi thread di messaggi. Ciò che conta è condividere le nuove idee o il pensiero corrente con l’intero team.
Oltre ai dati forniti dalle ricerche, ci sono alcuni articoli interessanti che indicano come gestire al meglio queste situazioni lavorative, come quello di Michael Peachey, vicepresidente della User Experience di RingCentral, apparso sulla rivista Fast Company, in cui individua nove modi per migliorare le riunioni ibride. Ecco i suoi consigli:
Pensa all’inclusione. Comunica a tutti i membri del tuo team gli obiettivi della riunione e qualsiasi progetto correlato.
Pensa alla completezza. Crea un messaggio di apertura conciso su una bacheca del team che spieghi l’obiettivo del lavoro, la tempistica, definisca le responsabilità di ognuno e fornisca materiali pertinenti.
Pubblicare, pubblicare, pubblicare. Tutte le decisioni dovrebbero essere evidenziate sulla bacheca del team, mantenendo tutti aggiornati su ciò che sta accadendo o è in lavorazione. Pubblicare note dopo la riunione aiuterà a garantire il follow-up. Le note dovrebbero taggare i partecipanti ed evidenziare chi possiede quali consegne e quando devono essere consegnate. Anche in caso di nuovi avvisi taggare sempre le persone, in modo che sappiano quando c’è un nuovo messaggio o incarico.
Collaborazione asincrona. Tenete a mente che le bacheche del team non sono una strada a senso unico. Incoraggiare il feedback, le domande e la condivisione di documenti, se necessario. L’utilizzo di applicazioni cloud, come le lavagne condivise, permette la collaborazione in tempo reale. Questo assicura che il lavoro continui senza che gli impegni e le differenze di tempo diventino un ostacolo.
Concentrarsi sul lavoro preliminare. Quando si tratta di programmare riunioni ibride, il lavoro preliminare è quello che paga. Se l’aggiunta di un’agenda aiuta a migliorare la produttività e l’impegno del team, troppa struttura può soffocare questi benefici. Se l’ordine del giorno è troppo denso, per esempio, nessuno lo assimilerà.
Definisci degli obiettivi. La definizione degli obiettivi di una riunione è probabilmente due volte più importante in un ambiente ibrido. Condividendo gli obiettivi in anticipo, tutti possono venire preparati a contribuire. I partecipanti dovrebbero sapere in anticipo chi ha convocato la riunione, a cosa serve e come tutti sapranno se l’obiettivo è stato raggiunto.
Sostieni il time-shifting. Anche prima della pandemia, i lavoratori in molte organizzazioni con sedi distribuite gestivano il tempo per adattarsi meglio alle priorità personali, familiari o del team aziendale. Ora ci sono ancora meno ragioni per presumere che tutti possano partecipare a una riunione in tempo reale. Ecco perché è fondamentale registrare le riunioni del team e rendere le registrazioni disponibili in uno spazio del team su una piattaforma di comunicazione collaborativa.
Coinvolgere i partecipanti remoti. è bene coinvolgere qualcuno in presenza per tenerli d’occhio durante le riunioni e incoraggiare le loro domande e commenti.
Adattarsi ai brevi tempi di attenzione. I tempi di attenzione non sono mai stati così brevi. È una grande idea mantenere le riunioni ibride il più frizzanti possibile, il che significa evitare di presentare troppo. Mentre tutti vogliamo essere ascoltati, ci sono momenti in cui è necessario imporre dei limiti. Tutti possono voler fare domande, ma tenete a mente che quando ciò accade, la riunione non sarà così produttiva come avrebbe potuto essere.
Trovare un equilibrio
Il posto di lavoro ibrido sta dimostrando il suo valore. Ben l’83% dei lavoratori globali intervistati da Accenture lo definisce “ottimale”. Ma, se i capi e i lavoratori non riescono a creare un buon modello di riunione sul posto di lavoro ibrido, le organizzazioni diventano inefficienti, i lavoratori remoti ne soffriranno e il morale – o addirittura l’innovazione – potrebbe crollare.
Tenete a mente che la riunione in sé non è il risultato desiderato. Una riunione di squadra rimane quello che è sempre stata: semplicemente un mezzo per un fine. Le riunioni ibride devono essere pianificate ed eseguite in modo più ponderato e appropriato. Ciò di cui il mondo ha bisogno ora non sono più riunioni, ma quelle pianificate in modo intelligente o meglio gestite.