L’ufficio non è morto, ma il suo scopo è decisamente cambiato. La pandemia e il lavoro ibrido  hanno costretto a un mutamento repentino dell’organizzazione del lavoro e dei suoi spazi. Sono molte le aziende che hanno cominciato a studiare e progettare uffici intelligenti che si concentrano sul benessere, la sicurezza e l’esperienza dei dipendenti.

“Il futuro del lavoro che pensavamo arrivasse tra 10 anni” – ha affermato Michelle Kaufmann, designer americana coinvolta nella riprogettazione degli spazi degli uffici Google, in un’intervista al The New York Times – “il Covid ci ha portato a quel futuro adesso”. 

Gli uffici aziendali tradizionali, specialmente quelli poco allineati ai bisogni e alle esigenze dei dipendenti e che hanno spazi di lavoro collaborativi limitati, non supporteranno il futuro del lavoro. La maggior parte delle organizzazioni ha iniziato il proprio percorso verso lo smart office combinando un sistema integrato di gestione dell’ambiente di lavoro potenziato da tecnologie emergenti come l’IOT, l’intelligenza artificiale e il machine learning.

Su questo tema John Seabrook, giornalista del New Yorker, ha fornito numerosi spunti di riflessione in un lungo articolo. Racconta come progettisti e CEO di grandi aziende stanno cercando di coniugare in soluzioni a lungo termine la necessità attuale del lavoro a distanza e il valore irrinunciabile dello spazio di lavoro fisico.

Il futuro del lavoro è ibrido, lo dicono anche le ricerche

Secondo un recente sondaggio della società di consulenza strategica Gartner il 40% dei lavoratori preferirebbe lavorare scegliendo tra una combinazione di luoghi, piuttosto che lavorare esclusivamente in ufficio o da casa. Una conferma che il futuro del lavoro è ibrido.

La prova che i dipendenti vogliono più autonomia e flessibilità è risultata evidente in questa ricerca:

• La flessibilità desiderata dai dipendenti in termini di luogo (59%) e orari di lavoro (64%) è aumentata. 
• Il 69% dei dipendenti dice che è importante che i datori di lavoro si preoccupino del loro benessere. 

Un altro cambiamento drastico rivela la preferenza dei dipendenti a passare maggior tempo in riunioni di persona rispetto alle riunioni online, in completo contrasto rispetto alle risposte dei dipendenti pre pandemici.

L’energia collettiva di uno smart office ibrido inclusivo ed equo unisce i dipendenti in uno scopo comune e li spinge a fare il miglio in più insieme.

Riprogettare un ufficio smart, flessibile e agile

Il bisogno naturale di connessione umana guiderà la reinvenzione dello spazio. Fornire un luogo in cui i dipendenti possano riunirsi per socializzare e collaborare diventerà il più grande scopo che un ufficio può soddisfare. 

Abbiamo bisogno di creare spazi intelligenti costruiti appositamente per soddisfare i diversi tipi di attività svolte dai dipendenti durante la giornata. Dovranno soddisfare le esigenze sia dei gruppi collaborativi sia degli individui che hanno bisogno di concentrarsi su un compito da soli in tranquillità. Questi dovrebbero essere gli step che guidano la progettazione di uno spazio di lavoro post pandemia:

• ascoltare le esigenze dei propri dipendenti e cercare di trovare una soluzione basata sulle loro esigenze specifiche;
• creare un team dedicato alla riorganizzazione dell’ufficio che includa tutti i settori dell’azienda: risorse umane, designer, facility manager, comunicazione interna;
• reimaginare e riprogettare gli spazi fisici dell’ufficio. Un ufficio smart non riguarda solo la tecnologia, si tratta di adottare un approccio di “ospitalità” e creare spazi che i dipendenti amano;
• adottare nuove tecnologie per creare uffici intelligenti incentrati sui dipendenti. Le applicazioni di digital workplace in commercio possono sfruttare varie tecnologie emergenti come IoT, intelligenza artificiale, AR/VR che consentiranno ai lavoratori di lavorare più velocemente e in modo più intelligente. 

Focus sulla sicurezza e nuove esperienze

Molte aziende soprattutto nel settore della  tecnologia stanno studiando nuove configurazioni degli spazi lavorativi per offrire un’esperienza nuova ai dipendenti e un senso di sicurezza per quando tornerà una stabile routine lavorativa. 

Il NY Times racconta in un articolo come anche una grande realtà come Google stia ripensando alla funzione degli uffici. ​​L’azienda statunitense sta creando un posto di lavoro post-pandemia che accoglierà i dipendenti che si sono abituati a lavorare da casa e non vogliono più stare in ufficio tutto il tempo. Per creare un’esperienza di riunione ibrida coerente sta creando una nuova sala riunioni chiamata “Campfire”, in cui i partecipanti in presenza siedono in un cerchio intervallato da grandi display verticali. I display mostrano i volti delle persone che si collegano virtualmente, così i partecipanti remoti hanno un’esperienza di riunione simile a quella di coloro che sono fisicamente presenti. 

L’ufficio quindi è e rimane il luogo chiave per favorire la connessione sociale, il luogo dove si esprime la cultura di un’azienda, dove si genera innovazione. Per questo motivo non perderà il suo ruolo anche in futuro.