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Incontri ed eventi in modalità ibrida: cosa ci riserva il futuro? 

Giugno 22, 2022
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Per la stragrande maggioranza dei professionisti, ma non solo, gli ultimi anni si sono trasformati in una lunga serie di riunioni online, webinar ed eventi virtuali a seguito della pandemia. Questa nuova “realtà virtuale” del lavoro da casa ci ha insegnato più cose sugli sfondi di Zoom, sulle riunioni di Meet, sulle impostazioni di Microsoft Teams, sul galateo della webcam e su come vestirsi in modo formale dalla vita in su, di quante ne avremmo imparate in una vita intera.

La buona notizia di queste esperienze virtuali è che la partecipazione a riunioni o eventi non è più legata a un luogo specifico. Questa prospettiva globale ha permesso (e continua a permettere) una maggiore partecipazione da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento da parte di chiunque. Chi organizza eventi si trova quindi di fronte a nuove necessità: creare un’esperienza condivisa per i partecipanti in loco e quelli virtuali; coinvolgere i partecipanti virtuali per sopperire ai cali d’attenzione; rendere i contenuti accessibili a tutte le tipologie di partecipanti e superare eventuali barriere linguistiche e culturali grazie alla traduzione immediata ed accurata delle pagine web, contenuti e di tutte le comunicazioni relative all’incontro. Con l’aiuto di tecnologie innovative, gli organizzatori hanno la possibilità di aumentare l’inclusione e l’accessibilità per tutti i partecipanti, sia di persona che da remoto. Eventi locali possono per esempio diventare internazionali con la trascrizione e sottotitolazione automatica in tempo reale permessa da sistemi come Cabolo Conference System.

Le nuove tecnologie e, in particolare l’Intelligenza Artificiale consentono ai team aziendali, locali e internazionali, di organizzare meeting che facilitano la partecipazione attiva dei partecipanti.  

La modalità ibrida non scomparirà

La commistione tra reale e virtuale continuerà a essere una delle maggiori scelte per gli organizzatori di eventi che potranno attingere a un bacino di partecipanti più ampio e internazionale. La vera sfida è quella di rendere ibridi anche il networking e i momenti “più leggeri”. 

Le organizzazioni dovranno escogitare soluzioni creative per assicurarsi di coinvolgere il pubblico e di mantenere alta l’attenzione dei “partecipanti da remoto”. Fornire modi diversi per fruire delle informazioni, per incontrarsi e per partecipare sarà sempre di più una priorità.   

Sostenibilità 

Molte aziende si stanno orientando verso modalità più sostenibili. Le conferenze e gli eventi possono avere un’elevata impronta di CO2, quindi ci si aspetta di vedere tecnologie ecocompatibili, una riduzione dell’uso della carta e dei rifiuti e un’attenzione ai materiali sostenibili. Gli eventi ibridi comporteranno anche una riduzione della necessità di viaggiare, riducendo il numero di voli, auto e viaggi in treno.

Tecnologia e Intelligenza Artificiale applicata agli eventi

 L’intelligenza artificiale può rendere l’evento unico e su misura per ogni partecipante e, allo stesso tempo, offrire agli organizzatori un nuovo livello del processo di pianificazione e raccolta di dati post-conferenza. L’apprendimento automatico può costruire l’agenda dei partecipanti aiutandoli a scegliere le sessioni di loro interesse o segnalando le persone con cui fare nertworking, intrattenerli più a lungo e aumentare i punti di contatto. Il Machine Learning consente un’ampia rete tra gli iscritti, valutando gli interessi di ciascuno e creando connessioni più strategiche tra i partecipanti che condividono gli stessi interessi e obiettivi di business.

L’intelligenza artificiale negli eventi non viene utilizzata solo durante l’evento stesso, ma anche per raccogliere, organizzare e analizzare i dati dei partecipanti e utilizzarli in futuro. Dati da mettere a disposizione sia del marketing che del commerciale per azioni future, sia per la pianificazione più consapevole dei prossimi eventi per garantire un’esperienza eccellente.  

 

Hybrid meetings and events: what does the future hold?

 For the vast majority of professionals, the past few years have turned into a long series of online meetings, webinars and virtual events following the pandemic. This new “virtual reality” of work from home has taught us more about Zoom wallpapers, Meet meetings, Microsoft Teams settings, webcam etiquette, and how to dress formally from waist up than we would. learn in a lifetime.

The good news of these virtual experiences is that attending meetings or events is no longer tied to a specific location. This global perspective has enabled (and continues to allow) greater participation from anywhere and at any time by anyone. Event organizers are therefore faced with new needs: to create a shared experience for on-site and virtual participants; involve virtual participants to compensate for the lack of attention; make the contents accessible to all types of participants and overcome any language and cultural barriers thanks to the immediate and accurate translation of web pages, content and all communication related to the meeting. 

Local events can, for example, become international thanks to automatic subtitling in real time for masses from systems such as Cabolo Conference System. 

New technologies and, in particular, Artificial Intelligence allow corporate teams, local and international, to organise meetings that facilitate the active participation of participants.  

Hybrid mode will not disappear

The mix of real and virtual will continue to be one of the major choices for event organizers who will be able to draw on a wider and more international pool of participants. The real challenge will be to make networking and “lighter” moments hybrid too.

 Organizations will have to come up with creative solutions to ensure they engage the public and keep the attention of “home attendees” high. Providing different ways to get information, to meet and to participate will be a top priority.

Sustainability

Many companies are moving towards more sustainable ways. Conferences and events can have a high CO2 footprint, so we expect to see environmentally friendly technologies, a reduction in the use of paper and waste, and a focus on sustainable materials. Hybrid events will also result in a reduction in the need to travel by reducing the number of flights, cars and train journeys.

Technology and Artificial Intelligence applied to events

Artificial intelligence can make the event unique and tailored to each participant and, at the same time, offer organizers a new layer in the post-conference planning and data collection process. Machine learning can build attendees’ agenda by helping them choose sessions they are interested in or signposting people to networking with, entertain them longer and increase touchpoints. Machine Learning creates a wide networking among participants, assessing each person’s interests and creating more strategic connections between participants who share the same interests and business goals.

AI in events is not only used during the event itself, but also to collect, organize and analyze attendee data during the event and use it in the future. Data to be made available to both marketing and sales for future actions, as well as for more informed planning of upcoming events to ensure an excellent experience.