Per la stragrande maggioranza dei professionisti, ma non solo, gli ultimi anni si sono trasformati in una lunga serie di riunioni online, webinar ed eventi virtuali a seguito della pandemia. Questa nuova “realtà virtuale” del lavoro da casa ci ha insegnato più cose sugli sfondi di Zoom, sulle riunioni di Meet, sulle impostazioni di Microsoft Teams, sul galateo della webcam e su come vestirsi in modo formale dalla vita in su, di quante ne avremmo imparate in una vita intera.

La buona notizia di queste esperienze virtuali è che la partecipazione a riunioni o eventi non è più legata a un luogo specifico. Questa prospettiva globale ha permesso (e continua a permettere) una maggiore partecipazione da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento da parte di chiunque. Chi organizza eventi si trova quindi di fronte a nuove necessità: creare un’esperienza condivisa per i partecipanti in loco e quelli virtuali; coinvolgere i partecipanti virtuali per sopperire ai cali d’attenzione; rendere i contenuti accessibili a tutte le tipologie di partecipanti e superare eventuali barriere linguistiche e culturali grazie alla traduzione immediata ed accurata delle pagine web, contenuti e di tutte le comunicazioni relative all’incontro. Con l’aiuto di tecnologie innovative, gli organizzatori hanno la possibilità di aumentare l’inclusione e l’accessibilità per tutti i partecipanti, sia di persona che da remoto. Eventi locali possono per esempio diventare internazionali con la trascrizione e sottotitolazione automatica in tempo reale permessa da sistemi come Cabolo Conference System.

Le nuove tecnologie e, in particolare l’Intelligenza Artificiale consentono ai team aziendali, locali e internazionali, di organizzare meeting che facilitano la partecipazione attiva dei partecipanti.  

La modalità ibrida non scomparirà

La commistione tra reale e virtuale continuerà a essere una delle maggiori scelte per gli organizzatori di eventi che potranno attingere a un bacino di partecipanti più ampio e internazionale. La vera sfida è quella di rendere ibridi anche il networking e i momenti “più leggeri”. 

Le organizzazioni dovranno escogitare soluzioni creative per assicurarsi di coinvolgere il pubblico e di mantenere alta l’attenzione dei “partecipanti da remoto”. Fornire modi diversi per fruire delle informazioni, per incontrarsi e per partecipare sarà sempre di più una priorità.   

Sostenibilità 

Molte aziende si stanno orientando verso modalità più sostenibili. Le conferenze e gli eventi possono avere un’elevata impronta di CO2, quindi ci si aspetta di vedere tecnologie ecocompatibili, una riduzione dell’uso della carta e dei rifiuti e un’attenzione ai materiali sostenibili. Gli eventi ibridi comporteranno anche una riduzione della necessità di viaggiare, riducendo il numero di voli, auto e viaggi in treno.

Tecnologia e Intelligenza Artificiale applicata agli eventi

 L’intelligenza artificiale può rendere l’evento unico e su misura per ogni partecipante e, allo stesso tempo, offrire agli organizzatori un nuovo livello del processo di pianificazione e raccolta di dati post-conferenza. L’apprendimento automatico può costruire l’agenda dei partecipanti aiutandoli a scegliere le sessioni di loro interesse o segnalando le persone con cui fare nertworking, intrattenerli più a lungo e aumentare i punti di contatto. Il Machine Learning consente un’ampia rete tra gli iscritti, valutando gli interessi di ciascuno e creando connessioni più strategiche tra i partecipanti che condividono gli stessi interessi e obiettivi di business.

L’intelligenza artificiale negli eventi non viene utilizzata solo durante l’evento stesso, ma anche per raccogliere, organizzare e analizzare i dati dei partecipanti e utilizzarli in futuro. Dati da mettere a disposizione sia del marketing che del commerciale per azioni future, sia per la pianificazione più consapevole dei prossimi eventi per garantire un’esperienza eccellente.